No importa cuanto tiempo hayas dedicado a planear y organizar un evento, este estará condenado al fracaso si no puedes asegurar que suficientes asistentes visiten el evento.
Es muy raro que un evento, por perfecto que sea, se venda por sí solo, por lo que es crucial tener una estrategia clara de promoción y marketing del evento para que este sea exitoso.
En esta guía, discutiremos todo lo que necesitas saber acerca del marketing de eventos: el concepto inicial del marketing de eventos, las estrategias e ideas efectivas para el marketing de eventos que puedes usar en 2021, y cómo asegurar que consigas una audiencia objetivo en el momento adecuado.
Sin más preámbulos, comencemos.
En una “nutshell”, el marketing de eventos se refiere a la utilización de diferentes técnicas a través de varios canales de mercadeo para promocionar tu evento a una audiencia objetivo. Se trata de hacerle saber a tu audiencia objetivo que estás organizando un evento y de transformar esta audiencia en tus asistentes.
El marketing de eventos puede ser B2C o B2B por naturaleza.
Es B2C, cuando promocionas tu evento directamente a una audiencia objetivo con la esperanza de lograr que estos se registren como asistentes y/o compren un ticket, además de que inviten a sus amigos y compañeros a que asistan también.
El marketing de eventos B2B se da cuando le ofreces tu evento a otros negocios, ya sea para atraer a sus empleados a que asistan al evento, para que el negocio participe como expositor, o incluso para conseguir sponsors.
Aunque puedes usar las mismas técnicas y canales de mercadeo para ambos, el tono de los mensajes y la propuesta de valor que debes ofrecer, a menudo deben ser diferentes.
En el marketing de eventos B2C, donde tu intención es atraer asistentes, puedes usar técnicas de mercado que graviten más hacia comunicar beneficios personales y generar emociones positivas.
En el marketing de eventos B2B (ejm: al atraer sponsors), por otra parte, es posible que debas ofrecer una USP (Propuesta única de ventas/Unique Selling Point) más tangible, como la forma en que tu evento puede ayudar al negocio a vender más de sus productos.
La clave de cualquier estrategia efectiva de marketing, es conocer y entender a tu audiencia objetivo.
En el marketing de eventos, esto es un poco más específico, y para conocer a tu audiencia ideal, primero necesitas definir la meta o el objetivo de tu evento.
A menos de que tu negocio sea por completo la organización de eventos, los objetivos de tu evento deben alinearse muy bien con los objetivos de tu organización. Aquí hay algunos ejemplos de objetivos comunes de eventos a considerar:
Si, por ejemplo, tu único objetivo es vender tickets, porque tu evento es un festival musical, entonces tu audiencia objetivo principal será el grupo de fans del artista principal del evento. Por otra parte, si tu objetivo es vender productos, entonces la audiencia objetivo de tu evento deberían ser los usuarios de este producto.
Entre mejor entiendas las necesidades, los comportamientos y los puntos débiles de tu audiencia, más efectivas serán tus estrategias de marketing de eventos.
El marketing de eventos es sensible al tiempo: tus esfuerzos y canales de mercadeo cambiarán entre más se acerque la fecha del evento.
Dicho esto, podemos dividir la mayoría de estrategias de marketing de eventos en cuatro fases:
Es una fase muy importante para el marketing de cualquier evento, aquí usarás varias estrategias para maximizar la venta de tickets/el registro.
A medida que discutamos las diferentes ideas y estrategias del marketing de eventos, ten en mente estas diferentes fases y en dónde encajaría mejor una estrategia específica.
Ahora que has definido e investigado sobre tu audiencia objetivo, discutiremos las ideas y estrategias efectivas del marketing de eventos que puedes probar en tu próximo evento.
Fase de marketing en el evento: principalmente la fase de lanzamiento del evento, pero también las fases de preinscripción y toda la fase del día-a-día.
Esto se explica por sí solo. Al compartir tu comunicado de prensa oficial con los medios, puedes ampliar tu alcance al hacer correr la voz entre tus asistentes objetivo. Además, un comunicado de prensa formal será importante a la hora de conseguir sponsors y puede ayudar a captar la atención de los influencers, quienes en su momento pueden ayudarte a promocionar el evento.
Si la meta principal de tu evento es construir el awareness de la marca y construir relaciones con negocios y gente influyente, entonces esta estrategia de marketing de eventos es indispensable.
Fase de marketing en el evento: Fase de lanzamiento del evento
Vender tickets “early bird” a precios más bajos es una táctica de marketing de eventos muy popular, sencillamente porque sigue siendo muy efectiva de dos formas:
La idea de los registros early bird es bastante simple: incrementarás el precio del ticket a medida que el evento se acerque, y puedes crear varias fases o etapas dependiendo del timeline y los propósitos de tu evento.
Otra razón por la que los descuentos early bird son tan populares es que puedes combinarlos fácilmente con otras estrategias de marketing de eventos, por ejemplo, mencionando el periodo previo al vencimiento del descuento early bird en tu comunicado de prensa y en tu boletín de emails. Muy versátil y costo-efectivo, ¡es un must!.
Fase de marketing en el evento: registro pre-evento
La gente se enfoca con mucha frecuencia en el lanzamiento del evento y la venta de los tickets, pero la fase del registro pre-evento también es muy importante.
Puedes crear una página pre-evento (por ejm: Facebook o tu propio sitio web), que logre generar un temprano interés. Puedes usar la página para capturar leads que puedas contactar de nuevo una vez se haya lanzado oficialmente el evento, y también puedes realizar concursos o giveaways para ayudar a crear awareness del evento.
Además, una buena página pre-evento puede también impulsar el performance del SEO del sitio del evento. Así que esta debe ser una consideración importante si planeas desarrollar un sitio web/blog en el largo plazo.
Fase de marketing en el evento: todas
Una vez más, esto es bastante obvio: en esta era de redes sociales, solo tendría sentido promocionar tu evento en las plataformas de redes sociales donde tu audiencia objetivo esté con mayor frecuencia.
El marketing en redes sociales es útil en todas las fases del marketing de eventos: para hacer ruido y como impulso para el lanzamiento de tu evento, para atraer a tu audiencia objetivo, y finalmente para construir una comunidad.
Un método importante en el marketing de eventos de redes sociales es crear un “hashtag” del evento. Este hashtag debe ser lo suficientemente único para que no se quede perdido en medio de todo, pero al mismo tiempo debe ser lo suficientemente familiar para que tu audiencia objetivo pueda encontrarlo fácilmente.
Fase de marketing en el evento: todas
Bloguear en tu propio sitio web y hacer publicaciones como invitado en blogs y sitios relevantes de tu nicho, puede ser una gran forma de establecer tu liderazgo intelectual, lo que de hecho puede ayudar a convencer a más gente de que se registre.
El principio importante aquí es no usar solamente tu contenido para promocionar tu evento, sino procurar generar valor para tu audiencia objetivo y establecer tu credibilidad. Debes impulsar tu contenido con estrategias SEO para atraer a más personas a consumir este contenido.
Fase de marketing en el evento: principalmente fase de marketing día-a-día
No es un secreto que no siempre podemos apoyarnos en estrategias de marketing orgánicas si realmente queremos optimizar nuestro alcance y conversiones. Probablemente necesitarás invertir algún dinero en opciones de publicidad pagas: ads de redes sociales, Google Ads, ads de retargeting, posts patrocinados, marketing de influencers, etc.
Cuando se invierte en estos canales pagos, es crucial entender sus roles al compararlos con las opciones orgánicas:
Los canales orgánicos son accesibles, incluso gratuitos, pero probablemente necesitarás gastar una cantidad de tiempo considerable antes de obtener los resultados deseados. Los canales pagos, por otra parte, pueden garantizar resultados a corto plazo, siempre y cuando tengas el dinero, pero estos pueden llegar a ser bastante caros si no eres cuidadoso.
Es importante que encuentres un balance entre los dos en tu estrategia general de marketing de eventos.
Fase de marketing en el evento: principalmente marketing día-a-día, pero también todas las fases.
El correo electrónico todavía es un canal de mercadeo muy efectivo y es especialmente poderoso en el marketing de eventos
También puedes usar una ráfaga de emails con los asistentes potenciales que han registrado sus intereses en el sitio web pre-evento, y además puedes enviar emails periódicos para promocionar la etapa de los “early birds” y generar más tráfico hacia tu contenido.
Al usar una plataforma de marketing de eventos e implementar estas estrategias, tendrás una posición más fuerte que te permita hacer ruido, atraer más personas, y en últimas, aumentar las ventas de tickets y registros de tu audiencia objetivo.